Qu’est-ce que la DSN ? La DSN, Déclaration Sociale Nominative, est une déclaration qui a été introduite progressivement depuis 2017 et généralisée depuis début 2019. Cette déclaration est un fichier dématérialisé issu des données de la paie. La DSN mensuelle a initialement été conçue afin de simplifier les démarches des entreprises au moment de communiquer les informations concernant leurs salariés aux organismes sociaux et fiscaux, publics et privés. Ainsi, deux types de données doivent être transmis :
- Les informations de la paie.
- Les signalements d’évènements pour l’Assurance Maladie et Pôle Emploi.
La DSN est à remplir par les entreprises du secteur privé du régime général et du régime agricole de sécurité sociale et qui emploient des salariés. Si une entreprise a plusieurs établissements, elle doit réaliser une DSN pour chaque établissement employeur.
La DSN est un sous-produit de la paie généré par votre logiciel de paie. Ce logiciel doit donc être compatible afin de “traduire” les données figurant sur le bulletin de paie en données DSN.
Important : pour que la DSN soit parfaite, les bulletins de paie ne doivent comporter aucune erreur. La DSN est donc un excellent outil de vérification automatisée de la fiabilité des données transmises par une entreprise. Si une entreprise transmet des données de DSN erronées, elle prend le risque d’être redressée ou de payer trop de charges.
Comment et quand remplir sa DSN ?
Plusieurs options s’offrent à vous pour remplir votre Déclaration Nominative Sociale :
- Vous remplissez vous-même votre DSN.
- Vous confiez votre DSN à un tiers, par exemple à votre expert-comptable.
- Vous combinez les deux, en réalisant certaines déclarations vous-même et en confiant le reste à un tiers.
Un logiciel de paie permet de générer la DSN et repose sur plusieurs données telles que les cotisations, les salaires, les numéros de contact, le SIRET, etc.
La déclaration DSN est transmise mensuellement sur le site NET ENTREPRISES et doit être souscrite durant le mois qui suit la période d’emploi rémunérée :
- Au plus tard le 5 du mois pour les employeurs qui ont moins de 50 salariés et dont la paie a lieu au cours du même mois que la période de travail.
- Au plus tard le 15 du mois pour les employeurs avec plus de 50 salariés, en décalage de paie.
Il est important de respecter ces échéances car une déclaration tardive de la DSN peut engendrer des pénalités de retard.
Comment vérifier la DSN ?
La Déclaration Sociale Nominative mensuelle fait gagner du temps aux gestionnaires de paie. Cependant, elle doit être vérifiée avant d’être transmise, et ce, tous les mois, lors de chaque transmission. Trois aspects sont à prendre en compte : les cotisations sociales calculées, la structuration du fichier de la DSN et la véracité des données présentes. Vous pouvez pour cela utiliser les outils suivants :
- Le logiciel de paye.
- Le tableau des charges.
Omettre de contrôler sa Déclaration Sociale Nominative peut engendrer des erreurs et avoir un fort impact social comme priver un salarié de ses droits sociaux par exemple.
Quels sont les enjeux de la DSN avec la GTA et la gestion de la paie ?
Une bonne communication est primordiale entre la gestion de la paie, la gestion des temps et des activités et la DSN. Beaucoup de variables sont à prendre en compte, comme le suivi des congés, les compteurs de temps et les primes. Avant d’être intégrées dans la gestion de paie, ces variables doivent être enregistrées sous la forme de quantité en heures. Une mauvaise communication entre ces trois niveaux peut être désastreuse pour une entreprise et engendrer des sanctions de l’URSSAF, une perte de temps ou encore un conflit avec des collaborateurs.
Comment pouvez-vous éviter les erreurs sur les bulletins de paie ?
Une erreur sur un bulletin de paie peut arriver. La gestion de la paie est en effet d’une grande complexité et demande une grande rigueur ; une erreur d’inattention n’est donc pas à exclure. Parmi les erreurs fréquemment rencontrées, on retrouve par exemple des disparités de rémunération, des erreurs sur le montant de cotisation, un nombre d’heures travaillées inexact, etc.
La Déclaration Sociale Nominative peut générer de nombreuses erreurs. C’est pour cela qu’il faut bien faire attention aux incohérences ou omissions, car cela peut avoir un impact sur les droits à la retraite des salariés. Un logiciel de paie bien paramétré permet d’établir une DSN fiable. Dans le cas où la DSN ne serait pas conforme, des sanctions et des pénalités sont prévues par la loi.
ZenDSN peut vous aider à contrôler votre déclaration
Chez ZenDSN, nous savons que la paie et les changements de réglementation peuvent conduire les entreprises à mal maîtriser leur Déclaration Sociale Nominative et envoyer des données erronées. De plus, l’administration renforce ses contrôles pour identifier celles qui ne respectent pas les règles de calcul des cotisations et la législation. Au-delà du délai de prescription de 3 ans, les entreprises sollicitées par l’URSSAF doivent justifier de leurs déclarations dans les 30 jours, ce qui peut être compliqué sans l’utilisation d’un outil adapté.
ZenDSN est un outil informatique d’analyse augmentée des fichiers transmis permettant d’envoyer des données fiables. En utilisant notre outil informatique, vous pouvez être plus serein au niveau des données que vous transmettez à l’administration.
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