L’importance de la DSN pour la comptabilité de votre entreprise
La Déclaration Sociale Nominative (DSN) date de la loi Warsmann en 2012. Cette obligation regroupe la plupart des déclarations sociales dans un fichier unique qui est ensuite transmis aux organismes sociaux concernés. Mensuelle et dématérialisée, la DSN est obligatoire pour les entreprises et les indépendants du secteur privé. Remplaçant la phase de déclaration annuelle des données sociales, elle a simplifié, sécurisé et fiabilisé tout le processus déclaratif.
La DSN repose ainsi sur la transmission de deux types de données clés : les informations issues de la paie au sens large mais également les signalements d’événements. Ceux-ci concernent les organismes de protection sociale tels que l’Assurance Maladie (les accidents du travail, la maternité, le signalement d’arrêt maladie, etc.) et Pôle emploi (l’attestation d’emploi, la reprise du travail, le signalement d’une fin de contrat de travail, etc).
Ces organismes sociaux reçoivent ainsi de précieuses données sur les cotisations et les salariés de l’entreprise. Ajoutons que les informations contenues dans la DSN sont particulièrement utiles pour votre expert-comptable. Cette page reprend toutes les clés pour comprendre le lien entre la DSN et votre comptabilité.
Les liens entre la DSN et la comptabilité d’entreprise
La DSN et la comptabilité sont intimement liées : il est primordial de mettre les modifications à jour pour détecter les anomalies ou les erreurs de comptabilisation présentes dans vos déclarations. En effet des oublis peuvent se glisser dans les écritures comptables et les fiches de paie du logiciel de paie : si vous oubliez une prime ou un salarié par exemple, ou si vous changez la fiche de paie mais pas le suivi comptable. Le rapprochement entre la DSN et la compatibilité apparaît donc pour révéler des anomalies. Pour information, ce lien peut aussi se traduire par une feuille de travail spécifique pouvant éventuellement faire l’objet d’un contrôle de l’URSSAF.
L’utilisation de sous-comptes pour la DSN
Pour comprendre le lien entre la DSN et la comptabilité, il est important d’ajouter tous les comptes soumis à cotisations. Le total obtenu correspond à la somme que vous devez déclarer. Si vous remarquez un écart entre la DSN et vos salaires comptabilisés, il est possible que la totalité du prélèvement ne soit pas soumise à cotisations sociales au régime général. En effet, certaines rémunérations sont exonérées tandis que d’autres sont soumises à cotisations sociales. De la même manière, quelques éléments sont soumis à la taxe sur les salaires ou à l’impôt sur le revenu tandis que d’autres ne le sont pas. Il est important de connaître ces différences qui peuvent créer de nombreuses anomalies dans votre DSN.
Nous vous recommandons de créer des sous-comptes qui simplifieront le contrôle en fin d’exercice. L’idée est de dégager visuellement les éléments soumis à cotisations sociales pour savoir facilement quels comptes doivent apparaître dans votre DSN. Cette méthode fait office de protection tout en vous permettant de gagner un temps précieux sur votre déclaration mensuelle.
La réalisation de la DSN
La déclaration sociale nominative est un véritable travail en soi, et plusieurs étapes sont nécessaires pour la réaliser :
- Contrôler le numéro SIRET,
- Vérifier le bilan d’identification des salariés (BIS) et le numéro d’inscription au répertoire (NIR) : ces informations sont issues de la déclaration précédant l‘embauche d’un salarié,
- S’assurer que la compatibilité des logiciels de paie et des ressources humaines respecte la norme NEODES, la seule permettant d’envoyer votre DSN,
- Réaliser un contrôle du respect du cahier technique de la DSN,
- Transmettre la DSN aux organismes sociaux concernés : Urssaf, Assurance Maladie, Pôle emploi, mutuelle, etc…
Un logiciel de gestion DSN fiabilisé
La conservation des DSN mensuelles durant cinq ans permet d’effectuer des contrôles éventuels. Il est important de faire preuve de prévoyance : toute DSN déposée peut faire l’objet d’une vérification. Cela signifie également que vous aurez accès à un tableau historique de tous les salaires versés.
Si votre déclaration fait l’objet d’une analyse, les organismes de protection sociale peuvent vous demander de livrer la DSN d’origine : un contrat de travail, les accusés de réception, les évènements ou encore les bilans de conformité. Cela s’applique uniquement durant la durée d’ouverture des voies de recours. Au-delà de ce délai, il n’est plus obligatoire de conserver ni d’archiver vos déclarations.
Rappelons que la responsabilité de l’employeur est directement engagée en cas d’insuffisance et d’inexactitude des données envoyées dans votre DSN. Toute erreur ou toute information erronée doit être régularisée et envoyée le mois suivant. Cette transmission peut rapidement devenir une source de stress tous les mois.
Le fait de fiabiliser votre DSN vous permettra d’éviter toute situation délicate. En effet, il est aujourd’hui possible d’automatiser le contrôle de votre DSN à travers un signalement automatique des erreurs. Cette vérification est intimement liée à la comptabilité étant donné qu’elle permet de comparer le journal de paie. La fiabilisation de ce processus vous permettra de réaliser votre transmission mensuelle en toute sérénité.
La DSN et la comptabilité en bref
La DSN a révolutionné les déclarations des entreprises, autant pour les employeurs que les salariés. La comptabilité est intrinsèquement liée à cette déclaration, notamment en raison des informations regroupées. Il n’est cependant pas toujours aisé de comprendre cette démarche, particulièrement si vous n’êtes pas expert-comptable.
Les experts de ZENDSN vous guident à travers différents services à forte valeur ajoutée : mise à disposition d’un logiciel de gestion et d’un outil de contrôle permettant d’envoyer une déclaration sans erreur, proposition d’un outil en ligne complémentaire pour identifier les incohérences de vos déclarations ou encore d’un indicateur des ressources humaines pour gérer vos salariés. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus !
